UNI 10801 DICEMBRE 1998

La norma specifica le funzioni e i requisiti minimi di qualificazione dell’amministratore condominiale e immobiliare, al fine di fornire all’utente e a tutta la comunità un’effettiva garanzia sui servizi erogati nelle diverse forme e sulla trasparenza ed efficacia della gestione tecnico-amministrativa dei loro beni e servizi di carattere immobiliare.

INTRODUZIONE Un'efficiente gestione tecnico-amministrativa del patrimonio edilizio esistente costituisce, sotto molteplici aspetti, un punto centrale nel quadro della vita economica e sociale di una comunità. Un edificio può essere, infatti, considerato: - un’entità fisica, prima componente di un contesto ambientale e urbanistico oltre che uno dei luoghi nel quale si viene a formalizzare l'entità sociale della nazione; - una struttura fisica che offre riparo ai suoi utilizzatori, che occupa spazio e che richiede un apporto di servizi; - un bene di consumo durevole che è commercializzato e scambiato nel mercato; - un bene di investimento che produce reddito nel più vasto quadro economico; - un bene sociale necessario alla collettività; - un elemento del tessuto sociale e, nel suo complesso, un servizio che deve essere garantito a chiunque; - un pacchetto di servizi caratterizzante la civiltà contemporanea; - un componente del patrimonio di capitale fisso della comunità; - un mezzo produttore della crescita economica della Nazione. Questi molteplici modi di intendere un'immobile portano l'utente a considerarlo in maniera correlata all'aspetto economico e/o sociale perseguito. Il trend sempre crescente del fenomeno del condominio derivante dalla civiltà contemporanea, specie quella latina, è ormai produttore e, al tempo stesso, è prodotto da un coacervo di esigenze tutte concorrenti fra loro, prima tra tutte l'espandersi del fenomeno della proprietà della casa. Per questo la gestione tecnico-amministrativa di un edificio, soprattutto se in condominio, ha bisogno di regole certe e il più possibile codificate. In particolare, in considerazione del fitto scambio di rapporti, il numero e talvolta la commistione e conflittualità dei ruoli dei soggetti che direttamente o indirettamente costituiscono il condominio (proprietari, affittuari, fornitori, amministratore), diventa essenziale stabilire dei criteri base che possano orientare i diversi soggetti ad una buona conduzione degli immobili, alla pacifica convivenza degli utenti e ad una corretta manutenzione delle parti comuni, oltre che una corretta applicazione della legge. La norma rappresenta, per questo, l'identificazione delle funzioni dell'amministratore nella gestione dei condominii e degli immobili in generale. La norma, anche in considerazione della non sistematicità della legislazione vigente, intende, inoltre, fornire una prima linea guida in grado di garantire un migliore soddisfacimento delle esigenze espresse o implicite degli utenti della casa. La norma rivolge particolare attenzione al tentativo di individuare i criteri di qualificazione dell'amministratore immobiliare e condominiale, che può essere considerato elemento centrale del processo di gestione degli immobili in generale e del condominio in particolare, in funzione del suo ruolo primario di attuatore delle leggi dello Stato e di altre normative e disposizioni locali riguardanti direttamente o indirettamente gli immobili come pure in qualità di esecutore di mandati e di mediatore tra le diverse figure coinvolte. In quest'ottica la presente norma intende assumere anche un ruolo di carattere sociale più ampio, costituendo il primo passo per riorganizzare un settore socioeconomico assolutamente importante quale è quello dell'amministrazione condominiale e immobiliare, anche al fine di assicurare ai diversi soggetti interessati le migliori garanzie di un servizio di qualità. La presente norma è stata elaborata tenendo conto dei più recenti orientamenti comunitari e nazionali circa la gestione dei beni immobiliari in genere e, in particolare, di quelli in condominio e la stessa figura dell'amministratore.

 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente norma specifica le funzioni e i requisiti minimi di qualificazione dell'amministratore condominiale e immobiliare (nel seguito denominato per brevità amministratore), al fine di fornire all'utente del servizio un’effettiva garanzia sui servizi erogati nelle diverse forme e sulla trasparenza ed efficacia della gestione tecnico-amministrativa dei loro beni e servizi di carattere immobiliare1). Viene, inoltre, specificata una documentazione minima atta a dimostrare il rispetto dei requisiti essenziali dell’edificio. La presente norma si riferisce al mandatario per l’amministrazione condominiale e immobiliare indipendentemente dalla natura e regime del mandante così come indipendentemente dal regime patrimoniale dell’edificio o degli edifici. La norma ha carattere volontario e deve essere utilizzata dal mandante che vuole richiedere la certificazione in base ad essa. L'essenzialità di norma "volontaria" decade allorchè essa sia eletta contrattualmente a condizione per l'affidamento del mandante rientrando la obbligatorietà nella libera volontà contrattuale del mandante e del mandatario.

 REQUISITI DI BASE La figura dell'amministratore immobiliare e condominiale è basata sul principio legale del mandato e sul postulato morale della fiducia; quindi, deve esercitare la professione con dignità, coscienziosità professionale, integrità, lealtà, competenza, discrezione e rispetto degli utenti, dei condomini, dei mandanti e dei colleghi. Per questo, nell'esercizio delle sue funzioni, l'amministratore dovrà dedicarsi all'esecuzione del mandato con l'intento primario di preservare il bene amministrato e gli interessi ad esso connessi: - dando prova di moderazione e prudenza, assicurandosi che la propria posizione e quella dei propri clienti sia sempre cautelata; - proteggendo e promuovendo i legittimi interessi degli utenti, trattando, comunque, equamente tutte le parti in causa.

FUNZIONI DELL'AMMINISTRATORE L'amministratore è nominato secondo la legislazione vigente. I compiti dell'amministratore, sulla base dei principi definiti al punto 4, della legislazione vigente e degli orientamenti della giurisprudenza, sono pertanto identificabili in: a) eseguire le deliberazioni dell'assemblea adottate in conformità della legge e curare l'osservanza del regolamento di condominio; b) disciplinare l'uso delle cose comuni e la prestazione dei servizi nell'interesse delle parti e in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a tutti gli utenti; c) riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria e per l'esercizio dei servizi afferibili alle parti comuni; d) orientare e consigliare gli utenti al mantenimento dei requisiti essenziali dell'edificio ponendo in atto ogni altra attività volta a conservare il valore patrimoniale degli immobili nel tempo; e) mantenere un buon livello di cooperazione tra i diversi soggetti coinvolti, direttamente o indirettamente, nella gestione degli immobili, adoperandosi per evitare che sorgano dissidi e, nel caso, tentare di intervenire per ricomporli in modo bonario; f) porre in atto ogni possibile azione al fine di risolvere, anche mediante procedure stragiudiziali di conciliazione, tutte le vertenze tra gli utenti, fra questi e l'amministratore, fra loro ed i fornitori e fra tutte le parti che comunque vengano a trovarsi in conflitto nell'ambito degli immobili amministrati; g) proporre all'assemblea l’adeguata copertura assicurativa dell'edificio con polizza globale fabbricati; h) gestire i reclami degli utenti; i) dare informazioni all'utente e, se richieste, alle pubbliche autorità nei limiti imposti dalle normative vigenti; l) mettere in grado gli utenti di prendere visione dei giustificativi di spesa e dell'estratto del conto corrente bancario o postale, previo appuntamento, prima dell'assemblea di approvazione del rendiconto e del riparto; m) organizzare il lavoro dell'eventuale personale del condominio, nell'ambito delle disposizioni di legge vigenti; n) escludere ogni interesse personale privato e/o societario, del proprio personale di studio e dei propri familiari, dai rapporti nascenti dal mandato di amministratore verso professionisti, imprese, fornitori di servizi e/o mezzi di qualsiasi natura e specie; o) custodire il registro dei verbali fino alla scadenza del mandato e trasmetterlo all'amministratore subentrante.

QUALIFICAZIONE DELL'AMMINISTRATORE Per espletare queste competenze al meglio l'amministratore condominiale e immobiliare dovrà: - mantenersi costantemente informato su fatti e circostanze riguardanti l'immobile con particolare riferimento alla conservazione della documentazione in grado di descrivere con completezza ed accuratezza i requisiti essenziali dell'edificio, nonché lo stato tecnico-amministrativo dell'immobile (vedere appendice A); - curare il mantenimento della propria formazione professionale aggiornandosi regolarmente sulla legislazione e normativa tecnica applicabile al bene e/o al servizio amministrato e in generale su tutte quelle informazioni e cambiamenti che possono influenzare gli interessi dell'utenza dalla quale si è ricevuto il mandato; - mettere in atto tutte le opportune cautele al fine di prevenire errori, imperfezioni ed omissioni, nonché presentazioni errate o dissimulazioni di fatti e/o circostanze riguardanti gli immobili e il condominio;- mantenere il segreto professionale, anche nel rispetto di quanto previsto dalla legislazione vigente2), su notizie e fatti inerenti la proprietà ed in generale i suoi utenti, di cui si sia venuto a conoscenza nell'esercizio del mandato; - fare tutto questo con la massima professionalità, trasparenza, coscienza, diligenza e dignità professionale, sempre nei limiti del mandato conferitogli e, a parità di prestazione, ai più bassi costi gestionali e operativi possibili. Nello spirito del suo mandato fiduciario e anche al fine di garantire la necessaria trasparenza nella gestione del patrimonio altrui, l'amministratore immobiliare non dovrà: a) commerciare a fini di lucro, anche saltuariamente, immobili compresi nel pacchetto delle gestioni amministrative a lui affidate; b) essere partecipe, anche se in maniera occulta, ad imprese, società, organismi commerciali, artigianali e/o industriali fornitori dell'immobile in amministrazione; c) ricevere a qualsiasi titolo e in qualsiasi forma compensi, provvigioni e/o regalie per forniture all'immobile dallo stesso amministrato. Possono essere ammesse deroghe a quanto riportato nei punti a) e b), nell'interesse della proprietà e dell'utente solo ed esclusivamente con la preventiva e completa informazione agli utenti e con loro espressa deliberazione.